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Cosa sono i processi aziendali? Come e perché è importante ottimizzarli?

Sicuramente ti sei trovato più volte a discutere con manager o responsabili HR riguardo la necessità di migliorare l’organizzazione dei processi in azienda. Dal confronto potrebbe essere emersa l’esigenza di fare una mappatura così da ottimizzare al meglio ogni singolo processo. 

I processi aziendali si definiscono come tutti quei passaggi da compiere per raggiungere un predeterminato obiettivo. Gli obiettivi da raggiungere variano a seconda dei reparti coinvolti e dei risultati prefissati. Tipici obiettivi sono: 

Aumentare le entrate 

Ridurre i costi 

Migliorare la Customer Experience 

Perfezionare i processi di acquisizione dei talenti

Come ben sai, sono innumerevoli le aree in cui si può pensare di agire, ed è per questo che risulta essenziale pianificare il lavoro da fare in ogni dettaglio. Devi quindi creare la cosiddetta mappatura dei processi aziendali, così da avere un’idea ben precisa di ogni processo in azienda, o meglio, di tutto il percorso di trasformazione degli input in output.  

È opinione comune ritenere che un processo aziendale implica oggi automatizzare e avvalersi il più possibile della tecnologia. Questa idea è in parte vera. Avvalersi delle nuove tecnologie permette di ridurre gli errori, di eliminare buona parte delle operazioni ripetitive, di avere un miglior controllo dell’azienda.

Tuttavia, l’analisi che sei tenuto a compiere è più ampia e comprende anche quei processi svolti manualmente o che comunque non richiedono l’intervento della tecnologia. 

Perché fare una mappatura processi aziendali

La mappatura dei processi aziendali è indispensabile per avere una chiara idea di come si svolge il lavoro in ogni reparto aziendale. La mappatura serve quindi a documentare gli attuali processi con l’obiettivo di perfezionarli o elaborarne di nuovi. 

Come abbiamo visto dovrai creare, o commissionare, un report puntuale riguardo tutti processi e sottoprocessi in carico a ogni reparto. L’intero lavoro di mappatura è laborioso, può richiedere molto tempo ma le informazioni che ne ricaverai si riveleranno estremamente utili per rendere l’azienda più efficiente e per individuare tutte quelle aree in cui puoi ottenere un vantaggio competitivo. 

Riassumendo elaborare un diagramma di flusso dei processi aziendali ti permette di: 

Comprendere la reale efficienza dei reparti 

Individuare punti di forza e criticità 

Pianificare in quali aree introdurre l’automazione 

Elaborare una politica consapevole di riduzione dei costi

Prevenire eventuali crisi aziendali

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